Tu ERP registra la venta.
El dinero entra semanas después.
Lo que pasa en medio —correos, remisiones, evidencias, aprobaciones, cobranza— no lo cubre ningún sistema. Hoy lo sostienen personas persiguiendo información.
Patok Office es esa capa: convierte los correos y documentos que ya mueven tu operación en expedientes con dueño, plazo y seguimiento — para que el pedido avance y el cobro no se atore.
Acero, centros de servicio, distribución industrial. Giros distintos, el mismo problema: el negocio avanza sólo si alguien persigue información.
Expediente
PTK-EMBARQUE-4KML
- Pedido
- PED-2026-0412
- Transportista
- Fletes del Golfo
- Entregado
- 02 ago · 30 t
- Remisión firmada
- falta
- Certificado colada
- falta
Hoy 9:00 · el agente escribió
“Buen día. Nos falta la remisión firmada y el certificado de la colada del pedido PED-2026-0412.”
Nadie lo redactó. Nadie se acordó. Es el tercer día que insiste.
Tus contrapartes nunca van
a entrar a tu sistema.
El molino, el proveedor, el transportista, el residente de obra. No van a instalar una app ni a crear una cuenta. Lo único que todos usan es el correo.
Por eso el pedido se entregó y todavía no se puede facturar.
Llega un correo. Sale un expediente.
Tu proveedor escribe como siempre escribe, en texto corrido, sin formatos. Del otro lado se arma solo el expediente con los datos y los documentos.
Entra por donde ya entra
Cada proceso tiene su propia dirección de correo. Le escriben directo, o le reenvías el correo que ya te llegó del proveedor. Sin formularios, sin formatos: texto corrido.
Se arma solo
Extrae los datos, guarda los adjuntos y reconoce qué documento es cada uno. Una foto de celular sirve — no necesita ser escaneo.
Persigue lo que falta
Responde en el mismo hilo pidiendo exactamente lo que falta, y vuelve a insistir todos los días. Una vez al día por expediente, ni una más.
Y cuando no está seguro
Si la referencia no alcanza para saber a qué expediente pertenece, el sistema no adivina.
Te deja el correo en el Inbox mostrando los expedientes posibles, y tú eliges con un clic. Un dato mal pegado cuesta más caro que un clic.
Entregado
no es facturable.
El material ya salió, el cliente ya lo recibió — y el pedido sigue sin poder facturarse porque falta un papel. Patok conoce esa diferencia y la resuelve solo.
Pedido · folio de tu ERP
PED-2026-0412
40 t · varilla 3/8 · Constructora Peninsular
- Confirmación de abastecimientoconfirmó 30 t
- Embarque y entregaremisión firmada
- Expediente documental5 de 5OCFacturaCarta porteCertificadoRemisión
- Incidenciassin novedad
Facturación
Liberado para facturar
01 · Entra el pedido
Con el folio de tu ERP
El mismo número en los dos lados, sin tabla de traducción. Si tu sistema lo llama PED-2026-0412, en Patok se llama igual.
02 · Se abren las estaciones
Cada una con su propio expediente
El proveedor confirma, el transportista entrega. Al cerrarse una, la siguiente nace sola con los datos ya copiados. Nadie arrastra tarjetas.
03 · Llega la papelería
Documento por documento
La OC, la factura, la carta porte, el certificado de la colada y la remisión firmada. Cada uno llega por correo y se guarda en su lugar.
04 · Se libera
Y recién ahí se puede facturar
Cuando todas las estaciones cerraron y el expediente está completo. El cliente recibe el aviso automáticamente.
Mientras falte un papel el pedido sigue abierto, aunque el material ya se haya entregado. Eso es a propósito.
Tu ERP no se toca.
Ni siquiera se entera.
La pregunta siempre es la misma: “¿se integra con mi SAP?”. La respuesta es que cualquier ERP sabe mandar un CSV por correo. Con eso empezamos el lunes — sin API, sin conector, sin proyecto de sistemas.
Y cuando el expediente se cierra, el dato regresa a tu sistema con el mismo folio con el que salió.
Lo que hay que dar
Lo que hace seguro correrlo desatendido
Un caso cerrado no lo reabre el archivo
Si ya lo diste por terminado, la siguiente exportación no lo resucita.
Lo que hiciste a mano no se pisa nunca
El archivo sólo manda sobre los expedientes que él mismo creó.
Lo que desaparece se marca, jamás se borra
Un pedido que deja de venir en el archivo queda señalado para que alguien lo mire.
Si desaparece más de la mitad, pregunta
Una exportación parcial marcaría cientos de casos vivos. Ahí se detiene y pide confirmación.
El archivo sólo manda sobre lo que él mismo creó. Todo lo demás es trabajo de alguien más, y no se toca.
Cuando pase esto,
haz esto.
Sin programar, sin fórmulas y sin pedirle nada a sistemas. Tres pasos: qué hace, cuándo, y hasta dónde puede insistir sin volverse molesta.
Cuando pase
Si se cumple
Entonces
Antes de encenderla, un botón te dice cuántos expedientes cumplen ahora mismo — y cuáles.
12 expedientesLas preguntas que ningún filtro deja hacer
Lo que puede hacer
Lo que ves. Y lo que te llega solo.
El tablero
Una columna por proceso y una tarjeta por expediente vivo, con su avance, su prioridad y su responsable. De un vistazo sabes dónde está atorado el dinero.
El expediente
Los datos con lo que falta en rojo y editable de un clic, la conversación completa en orden, los archivos con vista previa, y quién hizo qué y cuándo.
El Inbox
Todo el correo que entró, incluido el que no se pudo clasificar — con el motivo en español y los procesos candidatos para que lo asignes tú.
Tu bandeja · 07:00
reportes@tuempresa.patok.in
Operación del día · 04 ago · 12 vencidos, 4 vencen hoy
Las colas del día
A quien no tiene nada asignado no se le manda nada. El correo vacío recurrente es lo que hace que la gente deje de abrirlos.
Cómo empiezas.
Un proceso, el que más te duela. No los cinco de golpe.
Elegimos un proceso
El que más te duela: la cobranza, el expediente documental, la confirmación con proveedores. Uno solo.
Le damos su buzón
Una dirección donde llegan los correos de ese proceso, y el archivo de muestra de tu ERP para saber qué campos lleva.
Corre una semana
Con tus correos reales y tus proveedores reales. Al final ves cuántos expedientes se cerraron solos y cuántos siguen esperando.
Nada que instalar. Ni en tu empresa ni en la de tus proveedores — ellos siguen escribiendo correos, como siempre.
El pedido avanza.
El cobro no se atora.
Mándanos una exportación de tus pedidos y te decimos, con tus propios datos, cuánto tiempo pasa entre que entregas y puedes facturar — y dónde se está atorando.
Empieza con un proceso · Sin tocar tu ERP · Tus proveedores no crean cuenta